Compliance Richtlinien für Mitarbeitende im Caritasverband Siegen-Wittgenstein e.V.

beschlossen im Caritasrat für den CV Siegen-Wittgenstein e.V. am 30.8.2018

Caritas ist eine Lebens- und Wesensäußerung der katholischen Kirche. Der Caritasverband Siegen-Wittgenstein e.V. und seine Einrichtungen dienen der Verwirklichung des gemeinsamen Werks christlicher Nächstenliebe. Mitarbeitende und Caritasverband Siegen-Wittgenstein e.V. bilden eine Dienstgemeinschaft und tragen gemeinsam zur Erfüllung unserer Aufgaben bei. Dabei sind wir uns der besonderen Rolle und öffentlichen Wahrnehmung von Kirchlichen Einrichtungen in einer pluralen Gesellschaft bewusst. Selbstverständlich achten wir auf die Einhaltung unserer allgemeinen Richtlinien, unseres Compliance Kodex, unseres Leitbildes und weiterer interner Regelungen.

1. Definition und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden und Organmitglieder des Caritasverbandes Siegen-Wittgenstein e.V. und aller seiner Untergliederungen.

2. Informationspflicht

Jeder Mitarbeitende muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat beim direkten Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung beim Diözesan-Caritasverband Paderborn einzuholen.

3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet:

• die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten
• fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten zu sein
• das Ansehen des Caritasverbandes Siegen-Wittgenstein e.V. zu achten und zu fördern
• Interessenskonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
• sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen
• die Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz (KdG) einzuhalten
• Compliance-Verstöße umgehend der Verwaltungsleitung unverzüglich zu melden

 Jeder Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet:

• Mitarbeitende nur nach ihrer Leistung zu beurteilen
• die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen.

4. Gleichbehandlung

Benachteiligung aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

5. Verbot von Bestechung und Korruption

Es ist strikt verboten:

• Amtsträgern für die Vornahme oder Unterlassung einer Amtshandlung einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren
• Mitarbeitenden oder Vertretern anderer Einrichtungen, Dienste oder Behörden rechtswidrige persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren
• Bestechungshandlungen mit Hilfe von anderen durchführen zu lassen, zum Beispiel von Angehörigen, Freunden, Beratern, Planern und Vermittlern
• unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen

6. Vermeidung von Interessenkonflikten

Jeder Mitarbeitende muss seine privaten Interessen und die Interessen des Caritasverbandes Siegen-Wittgenstein e.V. streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden.

Nicht zulässig sind insbesondere

• Aufträge an nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)
• Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind
• Nebentätigkeiten für Mitbewerber und Geschäftspartner

Ausnahmen können nur von Vorstand oder vom Caritasrates genehmigt werden.

7. Bekämpfung von Geldwäsche

Der Caritasverbandes Siegen-Wittgenstein e.V. arbeitet nur mit seriösen Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel verwenden.

Jeder Mitarbeitende hat die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich dem Leiter der Buchhaltung bzw. der Verwaltungsleitung zu melden.

8. Zusammenarbeit Lieferanten und Dienstleistern

Der Caritasverbandes Siegen-Wittgenstein e.V. erwartet von Lieferanten sowie Dienstleistern:

• die Einhaltung aller geltenden Gesetze
• das Unterlassen von Korruption
• die Beachtung der Menschenrechte
• die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
• den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden
• die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz

und dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden.

9. Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile

Grundsätzlich dürfen Mitarbeitende persönliche Vorteile weder für sich noch für ihnen nahestehende Personen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen.

Mitarbeitende dürfen persönliche Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Sportveranstaltungen oder Geschenke) nur annehmen, wenn nicht der Eindruck entsteht, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet. Über solche Vorteile ist der Vorgesetzte immer umgehend zu informieren.

Der Vorteil muss im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegen und darf nicht gegen ein Gesetz verstoßen.

10. Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Datenschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden, Nutzer, Besucher, Klienten und Kunden hat jeder Mitarbeitende an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Jeder Mitarbeitende ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.

Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (KdG) erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

11. Schutz des Vermögens des Caritasverbandes

Jeder Vorgesetzte muss in seinem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Caritasvermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Vermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden. Der Ein- und Verkauf aus Caritasvermögen muss transparent, nachvollziehbar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen.

Persönliche Interessen einzelner Mitarbeitenden dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.

12. Verhalten gegenüber Mitbewerbern

Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Mitbewerbern abgesprochen werden.

Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig.

Generell sind Kontakte zu Mitbewerbern auf das absolut notwendige Minimum zu beschränken.

Im Falle einer gemeinsamen Interessenvertretung der Wohlfahrtspflege gegenüber der Öffentlichkeit, Politik und Verwaltungen ist ein gemeinsamer Kontakt und Absprache zwingend erforderlich – aber auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

13. Spenden

Die Verwendung von Spenden hat zeitnah und zweckgebunden zu erfolgen.

14. Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Für Mitarbeitende können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

• Abmahnung
• Kündigung
• Schadenersatzansprüche Dritter
• Geldstrafe
• Freiheitsstrafe

Für den Caritasverband Siegen-Wittgenstein e.V. können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

• Schadenersatzansprüche Dritter
• kostenintensive Gerichtsprozesse
• Geldstrafe
• Imageverlust

15. Ansprechpartner

Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben:

Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung.

Ist die Klärung mit dem Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung nicht möglich oder bleiben weiterhin Bedenken, steht der Verwaltungsleiter oder Vorstand als Ansprechpartner zur Verfügung.

Der Verwaltungsleiter kann jederzeit direkt angesprochen werden, auf Wunsch auch vertraulich und anonym.

Im Zweifelsfalle oder bei Bedenken oder Hinweisen gegen Vorstand oder Verwaltungsleitung kann der Caritasratsvorsitzende angesprochen werden. Die Kontaktdaten finden sich auf der Homepage des Caritasverbandes.

Wenn Ihnen Compliance-Verstöße bekannt werden, sind Sie verpflichtet, die Verwaltungsleitung (Herr Manuel Fischer, Häutebachweg 5, 57072 Siegen 0271/23602- 45) unverzüglich zu informieren.